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Les 6 étapes gagnantes d’une délégation efficace

 

Paul s’arrache les cheveux sur son projet de refonte de la charte graphique de la société de services à la personne dans laquelle il travaille. Cela fait 6 mois qu’il en est le chef de projet et il se rend compte qu’il ne parvient pas à faire face à ses échéances. Il voudrait aller voir certains des membres de son équipe pour leur confier des tâches de suivi et de pilotage mais il est freiné lorsqu’il pense :

  • à l’investissement que représente le temps passé à expliquer ce qu’il attend
  • au niveau de qualification des personnes à qui il pourrait confier ces tâches
  • à la qualité du travail qui pourra être fourni par rapport à ce qu’il obtiendrait par lui-même.

Nous sommes nombreux à éprouver des réticences à déléguer. Cette réserve provient souvent de la difficulté de concevoir que la tâche à déléguer puisse être correctement réalisée par un autre que moi et du sentiment que je vais donc y perdre en qualité ou introduire des délais supplémentaires. Apprendre à déléguer c’est commencer par accepter que, même si le travail est réalisé d’une façon différente, il peut tout de même atteindre un niveau de qualité suffisant dans des délais convenables si je prends le soin de respecter certaines étapes dont il est question ici.

délégation

Etape 1 : Présenter le contexte

C’est certainement la plus simple et sans doute la plus importante des 6 étapes. Il s’agit de présenter le projet dans lequel s’inscrivent les activités que vous souhaitez confier, d’en exposer les objectifs mais également les bénéfices (pour vous, pour la personne à qui vous déléguez, pour l’entreprise…).

Présenter le contexte permet de renforcer le sentiment d’appartenance et de mobiliser en répondant à la question « Pour Quoi ?».

Etape 2 : Valoriser la contribution attendue

Après avoir présenté le contexte, insistez sur la façon dont les activités que vous souhaitez confier contribuent à la réussite du projet, des objectifs stratégiques et à l’obtention des bénéfices attendus. Si vous prenez la peine de déléguer c’est forcément parce que c’est important pour vous et pour votre entreprise. Expliquez à votre interlocuteur en quoi c’est si important.

Si l’on reprend l’exemple de Paul, expliquer que je cherche à obtenir un tableau de bord pour piloter les jours consommés sur mon projet n’est pas aussi mobilisateur que d’expliquer comment ce tableau de bord contribue à réussir la mise en place de la nouvelle charte graphique de l’entreprise qui lui permettra de communiquer sur son nouveau positionnement de leader numérique des services à la personne.

N’hésitez pas non plus à évoquer les compétences et les réussites passées de votre interlocuteur et comment ses points forts vont l’aider à s’acquitter avec succès de ce que vous lui confiez. Valorisez le, exprimez-lui votre satisfaction de travailler à ses côtés.

Valoriser la personne et insister sur l’importance de sa contribution lui permet de trouver des sources de motivation et de prendre conscience de ses points d’appui pour mener à bien ce que vous lui demandez.

Etape 3 : Fixer un objectif précis

L’objectif que vous fixez doit être spécifique, mesurable, atteignable et daté.

Fixer un objectif précis c’est non seulement éviter d’éventuels aller-retour mais aussi  s’assurer que la personne ne fera pas de « hors sujet ». Demandez à la personne ce qu’elle pense de l’objectif que vous lui fixez et adaptez le en recherchant toujours le gagnant/gagnant.

Fixer un objectif précis permet de vous entendre sur le résultat attendu.

Etape 4 : Evaluer le niveau d’autonomie

Lorsque présenter l’objectif ne s’avère pas suffisant en terme de consigne, il peut être nécessaire d’expliquer ce qu’il faut faire précisément voire la façon dont il faut s’y prendre pour le faire. Cela dépend du niveau de compétence et de maturité de la personne à qui vous vous adressez. Il est important de demander son feedback à la personne, de lui faire reformuler mais aussi de la questionner pour savoir comment elle voit les choses. De cette façon, vous évaluez, par un dialogue bienveillant, sa capacité à mener à bien le chantier, seule ou en appui avec vous ou d’autres personnes.

Evaluer le niveau d’autonomie à travers un échange sincère vous permet d’identifier les besoins de soutien.

Etape 5 : Proposer un suivi approprié

Suivre l’avancement de ce que vous avez délégué peut se décliner à différents degrés. Depuis le degré zéro où vous laissez une totale autonomie jusqu’à une organisation très formelle pour faire le point à intervalles réguliers. Le but est, dans tous les cas, de reconnaître et mettre en valeur les résultats et les accomplissements intermédiaires (et de corriger le tir le cas échéant).

En terme de suivi, il convient de rappeler que déléguer une tâche nécessite de respecter la personne dans ses capacités, ses contraintes (ce que vous lui confiez n’est pas toujours prévu à son planning), et son savoir-faire. Le suivi a également pour objectif de trouver des solutions à d’éventuelles difficultés.

Proposer le niveau de suivi approprié c’est s’assurer que les choses avancent et que les difficultés sont surmontées.

Etape 6 : Faire un bilan et tirer les leçons

A la fin de l’expérience, passez quelques minutes avec la personne qui a travaillé pour vous :

  • Qu’est-ce que la délégation de ces activités m’a permis de faire ?
  • Qu’avons nous  appris ?
  • Qu’est-ce qui s’est bien passé ?
  • Que pouvons nous améliorer lors d’une prochaine collaboration ?

Faire un bilan c’est partager les apports de l’expérience et faire en sorte que les prochaines collaborations soient les plus fructueuses possibles.

Conclusion

La délégation est indéniablement un investissement en temps et le résultat de ce qui a été délégué peut parfois être perçu comme moins bon. Cependant, plus l’investissement nécessaire est fait consciencieusement, plus il a de chance d’être payant dans la durée. Ainsi :

  • Je me libère du temps pour me consacrer à de nouvelles activités ce qui me permet d’évoluer et de progresser
  • Je fais monter d’autres personnes en compétence en leur confiant des tâches nouvelles et valorisantes
  • Nous travaillons davantage ensemble et nous partageons autour de nos projets et enjeux
  • Au fil du temps, l’investissement nécessaire diminue car le contexte et les enjeux sont connus et nous sommes habitués à travailler efficacement ensemble.
  • Et vous, comment vous y prenez-vous pour identifier ce que vous avez intérêt à déléguer ?
  • Comment les tâches que vous déléguez contribuent-elles à faire monter en compétences vos collègues ?
  • Qu’avez-vous l’habitude de partager en terme de contexte de ce que vous déléguez ?
  • Etes-vous amenés à faire le bilan des activités que vous avez confiées et de la façon dont cela s’est passé ?
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